1. Asiakkaan lisääminen
Valikosta löytyy valinta ASIAKKAAT, klikkaa sitä.
Tämän jälkeen avautuu uusi näkymä, saat tallennettua uusia asiakkaita klikkaamalla
vasemmassa alakulmassa näkyvää vaaleansinistä palloa, jossa on plusmerkki.
Valitse ensimmäiseksi asiakastyyppi.
Mikäli kyseessä on yritysasiakas, voit hakea yrityksen tietoja y-tunnuksella tai nimellä tietokannasta.
Haun jälkeen yrityksen tiedot lisätään laskulle, mikäli tiedot löytyvät tietokannasta.
Jos tietoja ei löydy, tulee tiedot lisätä manuaalisesti.
Yritysasiakkaan laskutustietoja voi hakea yrityksen verkkosivuilta
ja verkkolaskutustietoja osoitteesta:https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html
Voit lisätä laskulle yhteyshenkilön, mutta tämä ei ole pakollinen tieto,
Yhteyshenkilön sähköpostiosoite on pakollinen, mutta mikäli yhteyshenkilöä ei ole,
voi tähän kohtaan laittaa oman sähköpostiosoitteen.
Mikäli laskutustavaksi on valittu verkkolasku, tulee laskulle syöttää OVT-osoite eli verkkolaskuosoite ja OVT-operaattori eli operaattoritunnus. Huom! Operaattoritunnus ei ole sama asia kuin Välittäjä (välittäjätunnus) kuten Maventa. Operaattoritunnus on useimmiten numerosarja ja välittäjä on Maventa, Basware Oy jne. Välittäjän nimeä ei tarvitse syöttää asiakastietoihin, vaan se löytyy automaattisesti operaattoritunnuksen pohjalta.
Mikäli verkkolaskutustiedot eivät ole tiedossasi, voit etsiä tiedja Etsi yrityksen OVT-osoite-painikkeella.
Laskutusasetuksissa voit määritellä ensisijaisen laskutustavan eli verkkolasku (käytössä yritysasiakkailla),
sähköpostilasku tai paperilasku.
Kohdassa lasku erääntyy päivissä voit myös määritellä oletuksena käytettävän maksuehdon, esim. 7, 14, 21 tai 30 päivää.
Kun kaikki kohdat on täytetty, tallenna asiakastiedot painamalla Tallenna-painiketta.
2. Laskun luominen
Valikosta löytyy valinta LASKUT, klikkaa sitä.
Tämän jälkeen avautuu uusi näkymä, saat luotua uusia laskuja klikkaamalla
vasemmassa alakulmassa näkyvää vaaleansinistä palloa, jossa on plusmerkki.
Plusmerkin klikkaaminen avaa laskueditorin.
Kohta 1 Valitse asiakas
Ensimmäisessä kohdassa valitaan asiakas. Tallennettu asiakas löytyy vetovalikosta (katso ohje 1.Asiakkaan lisääminen).
Mikäli et ole käynyt aiemmin luomassa ja tallentamassa asiakasta, voit myös tässä luoda uuden asiakkaan
painikkeella Luo uusi. Laskueditorissa pääset siirtymään kohdasta kohtaan Seuraava-painikkeella ja takaisin Edellinen-painikkeella.
Kohta 2 Laskun asetukset
Tässä kohdassa määritellään laskun asetukset. Alv luokka on oletuksena 25,5 %. Laskun päivämäärä on oletuksena luomispäivä.
Valitse laskun eräpäivä. Työ alkoi ja työ päättyi kohtiin määrittele päivät millä välillä työ on tehty, käytännössä siis palkkajakso.
HUOM! Tämä tieto menee myös tulorekisteriin.
Laskun kuvaus-kohta on vapaaehtoinen, siihen voi laittaa asiakkaan pyytämän viitteen tms. lisätietoa.
Kohta 3 Lisää laskurivit
Tässä kohdassa lisätään laskurivit eli palvelut mitä ollaan laskuttamassa.
Rivin otsikoksi “Remonttityöt / työtunnit” tms.
Rivin kuvaus ei ole pakollinen tieto, siihen voi kirjoittaa mitä katsoo tarpeelliseksi tai asiakas on laskulle pyytänyt,
päivämääriä, erittelyjä jne. lisätietoa.
Laskurivin kenttä Nettohinta tarkoittaa arvonlisäverotonta (alv 0 %) hintaa ja Bruttohinta arvonlisäverollista hintaa.
Alv-luokka kentässä voit määritellä alv-kannan, pääsääntöisesti alv on aina 25,5 %, poikkeuksia ovat mm. rakennusalan käänteinen alv 0 %, esiintyvien taiteilijoiden 0 % alv ja liikuntapalvelujen 10 % alv.
HUOM! Kun olet täyttänyt tiedot paina ensin Lisää rivi-painiketta, joka lisää rivin laskulle,
ja sitten muista painaa vielä Tallenna-painiketta, muuten rivi ei tallennu laskulle!
Kohta 4 Lisää kuluja
Tässä kohdassa pystyt lisäämään matka- tai muita kuluja laskulle, jotka laskutetaan asiakkaalta.
Kulut voi lisätä joko vasta tässä kohdassa tai etukäteen Valikon Kulut-osion kautta (katso ohje 3.Kulujen lisääminen).
Kohta 5 Lisää liite
Tässä kohdassa laskulle pystyy lisäämään liitteen, kuten tuntilistan, hyväksytyn tarjouksen tai vastaavan.
Klikkaa Lisää tiedosto(t)-painiketta, valitse tiedosto omalta koneelta ja klikkaa Lataa tiedosto-painiketta, joka lisää tiedoston laskulle.
Kohta 6 Tallenna lasku
Tässä kohdassa tallennetaan lasku. Jos lasku on vielä keskeneräinen ja sitä haluaa muokata myöhemmin,
ts. sitä ei saa vielä lähettää asiakkaalle, voi klikata Tallenna-painiketta. Tämä tallentaa laskun Luotu-tilaan,
jolloin sitä ei vielä lähetetä. Jos lasku on valmis ja sen voi jo lähettää asiakkaalle, klikkaa Tallenna ja lähetä lasku-painiketta.
3. Kulujen lisääminen
Valikosta löytyy valinta KULUT, klikkaa sitä.
Tämän jälkeen avautuu uusi näkymä, saat luotua uusia kuluja klikkaamalla
vasemmassa alakulmassa näkyvää vaaleansinistä palloa, jossa on plusmerkki.
Kulueditorin ylimpänä on valinta “Kulu sisältyy kokonaisuudessaan laskutettavaan summaan”,
joka on oletuksena epäaktiivinen. Kun valinta “täppä” on harmaana eli epäaktiivinen, kulu laskutetaan asiakkaalta
omana kulurivinään laskulla. Tällöin olet sopinut asiakkaan kanssa, että asiakas maksaa sinulle työn osuuden erikseen,
esim. 10 h a-hinta 30 euroa / tunti ja tuntihinnan lisäksi matka- ja/tai tarvikekulut. Laskulle tuli siten tuoteriville 10 tuntia x 30 euroa ja lisäksi omalle rivilleen matkakulut, esim. 100 km x 0,57 euroa / km = laskun kokonaissumma yhteensä 300 euroa + 57 euroa = 357 euroa + alv.
Jos valinta “Kulu sisältyy kokonaisuudessaan laskutettavaan summaan” on aktiivinen eli siirrät valinnan oikealle ja väri muuttuu harmaasta siniseksi, sisältyy kulu kokonaisuudessaan laskutettavaan summaan. Silloin olet sopinut asiakkaan kanssa, että hän maksaa sinulle tietyn urakkahinnan, joka sisältää myös aiheutuneet kulut. Näistäkin kuluista tulee sopia etukäteen asiakkaan kanssa ja niistä tulee teksti laskulle, esimerkiksi:
Laskun kokonaissumma sisältää seuraavat kulukorvaukset:
25.10.2024 Matkakilometrit: Työmatka – 100 kpl. Yhteensä netto: 57.00, alv: 0.00, brutto: 57.00 EUR
Kulutiedot-kohdassa valitaan lasku johon kulu liitetään. Mikäli et ole vielä tehnyt laskua, ei tässä näy valittavissa olevaa laskua. Voit tallentaa kulun ja lisätä sen laskueditorin kohdassa 4 Lisää kuluja (katso ohje 2.Laskun luominen).
Valitse kulutyyppi-kohdassa valitaan kulutyyppi, ensimmäisenä on Muu kulu.
Muu kulu tarkoittaa asiakkaalta laskutettua matkakulua kuten bussi- tai junalippua, taksikulua, tai tarvikekulua. HUOM! Verottajan ohjeiden mukaisesti saamme maksaa verovapaasti ne matkakulut, joiden korvaamisesta kevytyrittäjä ja asiakas ovat sopineet, korvaukset perustuvat todellisiin työmatkoihin, korvauksia maksetaan EPA 17 §:ssä säädetyn matkalaskun perusteella ja korvausten perusteet ja määrät ovat Verohallinnon kustannuspäätöksen mukaisia. Matkakuluihin luetaan kilometrikorvaukset, päivärahat ja matkasta aiheutuneet suorat kulut kuten linja-autoliput, junaliput ja taksikulut. Edellytyksenä on myös että matkakulut laskutetaan erikseen asiakkaalta.
Sen sijaan laskutettuja tarvike- ja materiaalikuluja emme saa maksaa verovapaasti, vaikka ne olisi laskutettu asiakkaalta. Tällaisista kuluista saamme tehdä palkan maksussa vähennyksen josta emme ota ennakonpidätystä ja jota kevytyrittäjä voi vaatia omassa verotuksessaan vähennettäväksi tulonhankkimismenona. Tällaisille tarvike- ja materiaalikuluille tulee valita veronkäsittelutavaksi “Hyväksyttävä vähennys ennakonpidätyksessä”. Mikäli kululle on valittu käsittelytavaksi “Verovapaa”, muutamme sen verottajan ohjeiden mukaiseksi.
Kuluista tulee olla lasku, lippu tai maksutosite josta näkyy mitä on ostettu, milloin on ostettu, päivämäärä, hinta ja alv-erittely. Tositteella olevan henkilön nimi tulee olla kevytyrittäjän nimi. Kopio kuitista liitetään kuluun kohdassa Kuittitiedot. Valitse tiedosto omalta koneeltasi ja lataa se, tiedosto ilmestyy näkyviin esikatseluun.
Muita kuluvaihtoehtoja ovat matkakilometrit (kilometrikorvaus), päiväraha ja ateriakorvaus.
Seuraavana on kenttä “Kulun kuvaus ja syy”. Tähän tulisi kirjoittaa otsikon mukaisesti esim. Tapahtuman juontaminen, Yrittäjäpäivät syyskuu 2024, matka kohteeseen tms.
Kuluviite ei ole pakollinen, tähän kenttään voi laittaa viitteen tai tarkennuksen jolla kulu kohdistuu oikeaan paikkaan.
Seuraavana on kulun päivämäärä. Mikäli kyseessä on “Muu kulu”, näkyy päivämäärän oikealla puolella valinta Valitse veronkäsittelytapa. Kuten edellä kerrottiin, jos kyseessä on matkalippu tai taksikulu, voi käyttää valintaa Verovapaa, tällöin kulu maksetaan verovapaasti kuten muutkin matkakulut kuten km-korvaus ja päivärahat. Jos kyseessä on tarvike- tai materiaalikulu jonka korvaamisesta on sovittu asiakkaan kanssa, esimerkiksi remonttityön yhteydessä kulunut puutarvike, naulat jne. voi käyttää valintaa Hyväksyttävä vähennys ennakonpidätyksessä. Jos kyse on jostain muusta kulusta joka on sovittu laskutettavaksi asiakkaalta, mutta jota ei saa korvata tai vähentää verotuksessa, tulisi käyttää valintaa Veronalainen kulu.
Jos kyseessä on kilometrikorvaus, näkyy päivämäärän oikealla puolella valinta Kulkuväline ja alempana Auton rekisterinumero. Matkakilometrien kohdalla on täytettävä kentät mistä osoitteesta matka on alkanut ja mihin se on päättynyt. Painike Laske reitti (käyttää Google Karttaa) laskee reitin kilometrimäärän. Reitin alla on painike Kaksisuuntainen / edestakainen matka, joka on oletuksena aktiivinen. Mikäli kyseessä kyseessä on vain yhdensuuntainen matka, laita tämä valinta epäaktiiviseksi. Jos kyseessä on ns. erityisaloihin kuuluva työ (rakennus-, maanrakennus- ja metsäala), laita valinta “Käytä tällä kululla erityisalojen kulukorvauksia” aktiiviseksi,
Jos kyseessä on päiväraha, näkyy editorissa kentät matkan aloitus- ja lopetuspäivämääristä ja kellonajoista, sekä kohteen osoite. Järjestelmä laskee päivärahan matkan keston perusteella.
Ateriakorvausta voi hakea jos tehty työ kuuluu erityisaloihin (rakennus-, maanrakennus- ja metsäala) ja työmatkasta ei makseta päivärahaa, eikä työntekijällä ole mahdollisuutta ruokailla paikassa, jossa normaalisti työpäivänä ruokailisi.
Lopuksi kun olet täyttänyt kaikki tarvittavat tiedot, muista tallentaa tiedot Tallenna-painikkeella.